Hasta hace algunos años, las empresas se organizaban en unidades altamente centralizadas. La concentración administrativa permitía seguir modelos convencionales de asignación presupuestal, donde también entraban por supuesto las áreas de tecnologías de información. Bajo esta metodología el gasto en infraestructura IT registró un boom en su ritmo de expansión. De hecho, según estimaciones realizadas por IDC, la inversión global en IT pasó de $2,000 millones de dólares a más de $900,500 millones en cosa de 40 años.
Sin embargo, la fragmentación de las compañías en islas o “silos” embrolló cada vez más el panorama de la alta dirección. Los beneficios de ciertos gastos –como el software– se volvieron difíciles de cuantificar y, en muchos casos, arduos de justificar.
Desde entonces, las preguntas que con mayor insistencia se formulan CEO, CIO y CFO han comenzado a converger: ¿Cuáles son las principales ventajas económicas que otorga la innovación a las empresas? ¿Cómo se justifica el gasto en tecnología? ¿Cuál es el valor real de las IT?
Para responder a estas y otras interrogantes, los próximos 24 y 25 de septiembre, en el hotel Nikko de la Ciudad de México, se realizará el Business Innovation Forum, organizado por Netmedia y con la participación de panelistas de compañías como Acciones y Valores Banamex, Agrana Fruit, Banco Azteca, Chesterton Mexicana, General Motors, GICSA, Grupo Nacional Provincial (GNP), Grupo KUO, Hanes Brands Inc., Infonavit, Inmobiliaria Ruba, el Instituto de Investigación de Tecnología Educativa (Inite) de la Unitec, el Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey (ITESM), Mapfre, Metrofinanciera, SARE y la Universidad La Salle Bajío, entre otros.
En esta edición, la número 14, y bajo el tema “Show me the money”, el BIF reunirá a los CIO más innovadores para analizar el valor de las inversiones IT enfocadas en iniciativas de innovación, como la implementación de proyectos de movilidad, SOA, Enterprise 2.0, business intelligence, comunicaciones unificadas, software-as-a-service (SaaS), centros de datos, seguridad, outsourcing y green IT. A continuación, una probadita de lo que se verá en este magno evento.
BENEFICIOS BIEN MEDIDOS. En opinión de Adrián Ramírez Verdugo, director de tecnologías de la información de Grupo KUO, los beneficios financieros de la externalización sobre las áreas IT al interior de las empresas son fronteras inestables.
Enfático, ilustra su visión acerca del valor del outsourcing: “La teoría dice que los beneficios van de 15% a 30%; sin embargo, en cada caso es diferente, dependiendo del grado de operaciones que se entrega a proveedores, el nivel de madurez que tenían los servicios, el perfil de la gente de IT, la dispersión geográfica, los idiomas a soportar, el soporte a aplicaciones y demás factores. En resumen, no existe una receta única y, por ende, tampoco un porcentaje estándar de reducción”. Lo que es una realidad, prosigue, es que generalmente si hay ahorros a nivel de servicio y riesgos similares.
Para José Barreto, encargado de la integración de soluciones para la actuación comercial y siniestros en Grupo Nacional Provincial (GNP), las IT suelen traer a las empresas ejemplos de beneficios en ahorro de costos, sinergias e incrementos de la productividad: “Lo importante es tener presente que la estrategia de tecnología debe alinearse a la de negocio; así que, si el negocio determina que hay que buscar ahorros en costos, hay que volcarse hacia el logro de ese objetivo”, afirma.
En el caso específico de GNP, los principales beneficios que ha generado la innovación van desde canales novedosos de atención y entrega de información para la fuerza productora y asegurados, hasta mecanismos más automatizados para realizar procesos de negocio internos. “Todo esto se traduce en rentabilidad, servicio y eficiencia”, afirma.
Pero eso sí, aclara el directivo de la firma aseguradora, todo proyecto tecnológico debe llevar asociado un análisis costo/beneficio. “Es importante especificar que entre más novedosa sea una tecnología, mayor riesgo puede existir de que el proyecto no termine exitosamente, que se demore o se incrementen los costos. Cada organización debe especificar su grado de aversión al riesgo, y hasta dónde está dispuesta a llegar.”
LAS VENTAJAS TAMBIÉN DEPENDEN DEL USO. Los beneficios económicos de la inversión IT dependen también de su impacto, pues en ocasiones las innovaciones adoptadas modifican las formas de trabajo, pero tienen poca repercusión en la estructura organizacional vista como un todo.
De acuerdo con David Stofenmacher, director general del Inite, “México tiene todavía una cultura organizacional basada en la verticalidad, con jerarquías bien definidas y organizaciones altamente diferenciadas en cuanto a roles y responsabilidades”. Su propuesta para combatir dichas bases y mejorar la productividad está relacionada con el desarrollo de sistemas open source, que permiten el trabajo mediante células en función de metas y compromisos, y no de adscripciones: “La tecnología simplemente ayuda a la estrategia del negocio; es de su uso adecuado del que depende el aumento de la productividad, la reducción de costos y la estandarización exitosa de procesos”, considera.
Así, pues, la cuidadosa ejecución de un proyecto IT puede afectar de manera notable los números de una empresa. El caso de Inmobiliaria Ruba lo demuestra: “Antes, equipos de 30 personas tenían que viajar a Ciudad Juárez desde ocho o nueve ciudades distribuidas en todo el territorio nacional para realizar juntas mensuales. El costo en transportación, viáticos y logística era considerable”, argumenta Francisco Gaytán Aguirre, director IT de la empresa.
¿La solución? Ruba invirtió fuertemente en tecnología de comunicación, específicamente en una plataforma de teleconferencia de alta definición, con lo cual se pudieron reducir gastos de manera considerable: “Se abatieron los costos que generaban 12 viajes mensuales de 30 personas, en promedio”.
De acuerdo con el directivo, el equipo en su totalidad se pagó sólo en un año de uso (es decir, el retorno de la inversión fue de 12 meses); “hoy día ya le sacamos 50% adicional de lo que costó”, comenta con orgullo.
¿CORTO O LARGO PLAZO? Otro ejemplo notable de un gasto exitoso en IT lo representa Mapfre Tepeyac. De acuerdo con Francisco Javier Alfaro Pesquera, su director ejecutivo de sistemas, para esta organización el salir del uso de tecnología obsoleta de servidores significó un ahorro de $10 millones de pesos anuales.
“Asimismo, la inteligencia de negocios (BI, por sus siglas en inglés) nos ha permitido ahorrar $12 millones de pesos en un año, al ser capaces de identificar los malos cálculos de comisiones, así como corregir una mala imputación de gastos”, agrega Alfaro Pesquera, para quien en los proyectos de corto plazo el ROI es mucho más importante que en los de largo plazo.
Por ello, no se pueden tratar igual los proyectos cuyo retorno es a corto plazo, que aquellos estimados a largo plazo. “Por ejemplo, la creación de un nuevo seguro para cobertura de fenómenos hidrometeorológicos tiene sentido si se tiene listo al menos tres meses antes de la temporada de lluvias, mientras que adoptar ITIL en nuestra oficina de proyectos debe observarse en un marco de tiempo mucho más extenso y no relacionarlo con el desarrollo de un aplicativo en particular. Así, pues, resulta difícil dimensionar un retorno de inversión”, explica.
La palabra clave en implementaciones de iniciativas como ITIL y CMMI es paciencia, pues cambiar los procedimientos de gestión para lograr la calidad y eficiencia esperadas en las operaciones IT o bien de todo el negocio lleva tiempo.
Al final, una cosa es segura: si bien encontrar el valor oculto de las IT debe ser una labor prioritariamente del CIO, la dirección general también debe ser consciente de que proyectos como SOA, iniciativas de seguridad informática o la puesta en marcha de un centro de datos, por citar algunos, constituyen tareas de largo plazo y, por lo general, representan importantes montos de inversión que no retornarán en cuestión de meses, pero que medidos en tiempos más largos redituarán al negocio siempre que su planeación y ejecución estén bien pensadas y cuenten con el apoyo de cada miembro de la organización.
SIEMPRE ALINEADOS: “Lo importante es tener presente que la estrategia de tecnología debe alinearse a la de negocio; así que, si el negocio determina que hay que buscar ahorros en costos, hay que volcarse hacia el logro de ese objetivo”, Barreto, encargado de la integración de soluciones para la actuación comercial y siniestros de GNP
ÚSELA: “La tecnología simplemente ayuda a la estrategia del negocio; es de su uso adecuado del que depende el aumento de la productividad, la reducción de costos y la estandarización exitosa de procesos”, Stofenmacher, director general del Inite
GRANDES AHORROS: “La teleconferencia nos ahorró los grandes gastos que significaba el hecho de reunir mensualmente a 30 ejecutivos, provenientes de diversas ciudades del país”, Gaytán Aguirre, director IT de Inmobiliaria Ruba
SE VEN LOS ERRORES: “La inteligencia de negocios nos ha permitido ahorrar $12 millones de pesos en un año, al ser capaces de identificar los malos cálculos de comisiones y corregir una mala imputación de gastos”, Alfaro Pesquera, director ejecutivo de sistemas de Mapfre Tepeyac
| CINCO TIPS |
| Algunos consejos de proveedores IT para encontrar el valor oculto de las IT. |
1. Considerar siempre la importancia de lograr un menor TCO. Para Carlos Perea, director general de Extreme Networks para México y Centroamérica, “las innovaciones tecnológicas ‘verdes’ pueden reducir hasta 30% el consumo de energía con respecto a productos similares, como switches”.
“Estos ahorros –argumenta–, junto con el período de vida útil de los equipos, deben considerarse para una mejor planeación financiera de la tecnología. Lo que importa, en todo caso, es lograr el menor costo total de propiedad (TCO) posible”. |
2. Generar sinergias con tecnologías y estándares abiertos. En un futuro cercano, cualquier aplicación de negocios implicará una movilización de datos a todos los niveles. La movilidad empresarial significará un aporte extraordinario para aumentar la competitividad futura de las organizaciones.
“El mercado se mueve hacia aplicaciones end-to-end y machine-to-machine que tienen poco que ver con la voz humana. Todas estas aplicaciones nuevas pueden incidir en la estructura de costos fijos de las empresas, mejorando su productividad”, comenta Carlos Silva Ponce de León, director de productos empresariales de Iusacell. |
3. Aumentar eficiencia y disminuir el desperdicio de recursos escasos. “Hoy en día reducir costos es uno de los puntos neurálgicos para las organizaciones, mientras que hace algunos años lo era expandir la infraestructura”, expone Héctor Martínez, gerente de desarrollo de negocios del sector empresarial de APC para América Latina. “En el caso de los data centers, el simple hecho de reducir la duplicación de funciones mediante consolidación y virtualización de servidores puede disminuir el consumo energético entre 15% y 20%.”
Según la experiencia de Martínez, un centro de datos convencional consume en toda su vida útil (unos 10 años) alrededor de 222 millones de litros de agua, y utiliza 177 millones de kilowats de energía. “Esta situación impacta en el calentamiento global y el uso de recursos escasos. La meta es, por tanto, aumentar su eficiencia en beneficio de todo el planeta”, añade. |
4. Considerar el ROI como información y argumento central. El retorno de inversión (ROI, por sus siglas en inglés) es uno de los principales argumentos para volver viable un proyecto IT. “Para una buena parte de nuestros clientes, entre 50 y 60 centavos de cada peso se les va en integrar y dar mantenimiento a la tecnología que acaban de implementar. La arquitectura orientada a servicios (SOA, por sus siglas en inglés) aporta conocimientos que permiten reducir este tipo de gastos”, asevera Héctor Hernández, líder de ventas y estrategia mundial de SOA de IBM de México.
Con SOA, por ejemplo, el ROI llega por el lado de la conectividad que permite enlazar silos heterogéneos mediante middleware, así como por el lado de la reutilización de los componentes desarrollados desde un repositorio central. “En todo caso, hay que hablar siempre de visión y no de versión de un producto o solución, para que dé frutos en la empresa.” |
5. Establecer un roadmap para cuantificar los beneficios IT. “Anteriormente empresas como la nuestra se dedicaban a vender software a los departamentos IT. Hoy el enfoque cambió: el énfasis está en el negocio y el cuidado de los presupuestos, cada vez más vigilados”, expone Mauricio Garibay, arquitecto de soluciones de CA de México.
Para él, “entender los beneficios económicos de la tecnología es acercarse a la aceptación y compra conceptual de un proyecto por parte de la alta gerencia, y agrega: “Ese acercamiento debe hacerse en términos de ROI, cuantificación de costos operativos, niveles de servicio y penalizaciones, entre otros factores que están atravesados por temas actuales como mejores prácticas, gobernabilidad y gestión de riesgos, en un roadmap único para cada organización”. |
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Poder seguirle la pista a los beneficios reales que traen a la organización las inversiones en innovación IT es el sueño dorado de directores ejecutivos y consejos de administración. La pregunta es, ¿cómo lograrlo?
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